Trabajando con los Medios de Noticias
Hoja Informativa #6
Preparada 7/97
Preparando Comunicados de Prensa y Obteniendo Publicida
- Satisfaciendo las Necesidades de los Medios Diferentes
- Atrapando la Atención de los Medios
- Adaptando Comunicados de Prensa para Radio y Televisión
- Presentando Historias/Ideas de Noticias
- Anunciando Reuniones, Eventos
- Solicitando Cubrimiento de Eventos, Conferencias de Prensa
- Consejos para Escribir un Comunicado de Prensa
Una de las maneras más comunes de obtener cubrimiento de los medios es preparar un comunicado de prensa. Se puede diseñar como una historia completa o un artículo corto para atraer la atención de los medios y vender la idea de una historia. Los medios pueden usar un comunicado de prensa como está, editarlo o reescribirlo para adaptarlo a sus requisitos de estilo y tamaño, o llamar para más información. Aunque esta es una manera fácil para contactar a los medios, la mayoría de los comunicados de prensa no son usados porque están compitiendo con cientos de otros comunicados de prensa e historias de cables/servicios de noticias todos los días. Usted debe hacer que su comunicado de prensa sobresalga para tener una oportunidad de conseguir que sea usado.
Los comunicados de prensa pueden ser usados con todo tipo de medios, desde periódicos hasta estaciones de radio y televisión, al igual que boletines informativos y cables de noticias. Los usos típicos de los comunicados de prensa son para:
- Presentar la idea de una historia –ya sean noticias o de interés humano/historia especial
- Hablar acerca de un evento de noticias
- Anunciar conclusiones o resultados de encuestas
- Anunciar una reunión, entrenamiento, etc.
- Anunciar un evento para medios o conferencia de noticias
Cuando use un comunicado de prensa para motivar el interés de los medios de modo que ellos lo contacten a usted acerca de hacer una historia, usted debe incluir los puntos más importantes y proveer información de modo que ellos entiendan la historia básica. En general, debe limitar este tipo de comunicados a una sola página. Si se necesita más información, adjúntela como una hoja de trasfondo. Si prepara una historia completa para los medios, incluya todos los detalles importantes e interesantes, pero limite el comunicado a dos páginas, tres como máximo.
Satisfaciendo las Necesidades de los Medios Diferentes
Cada tipo de medio tiene necesidades, fechas límite, procedimientos operativos y estilos/formatos diferentes que deben ser acomodados. Como primera medida, usted necesita saber si el medio local usará una historia terminada (con o sin fotos), o si ellos sólo quieren la idea para que uno de sus reporteros haga la historia. Los pequeños periódicos diarios y semanales, periódicos de vecindario y boletines informativos son más propensos a usar historias de noticias terminadas mientras que los medios más grandes usualmente escriben sus propias historias. Los medios usualmente preparan sus propias historias especiales también, así que lo mejor es presentar éstos como ideas para historias.
Como la mayoría de las estaciones de radio no tienen reporteros, ellas usualmente prefieren comunicados de prensa completos. Sin embargo, ellas pueden llamar a las personas para grabar una cita para la historia. Las estaciones de televisión en general quieren ideas para historias que tienen buenos visuales que ellos pueden filmar con videocámara –tales como personas haciendo cosas, eventos, niños y animales. A las estaciones de radio y televisión les gusta citas cortas y sustanciales (que se conocen como fragmentos) los cuales duran de 10 a 20 segundos, ya que su historia promedio dura solamente de 30 a 90 segundos.
Atrapando la Atención de los Medios
Debido a que su comunicado de prensa está compitiendo con cientos de otras historias por el mismo espacio y tiempo al aire, usted debe hacer que sus materiales sobresalgan y atrapen la atención de las personas de las noticias, usualmente en 5 a 10 segundos (y lo mismo es válido para lectores/espectadores también). Para hacer esto, usted tiene que centrarse en características que todos los medios buscan en historias, tales como oportunidad, valor de noticia o interés humano, una conexión local, el lado humano de las estadísticas, visuales que atrapan miradas, cualquier cosa que sea nueva o diferente, y atractivo para un público grande. Pregúntese a sí mismo, "¿Por qué a los medios les deberá gustar esta historia? ¿Por qué a los lectores/espectadores deberá importarles la historia? ¿Cómo puedo yo hacer que los medios y el público vean la importancia de la historia?"
Ponga la parte más importante e intrigante en su apertura/encabezado, y úsela para vender su historia. Después introduzca los detalles que usted quiere que las personas sepan. Presente sus ideas claramente, con sencillez y brevemente, comenzando con la información más importante y continuando con la menos importante (esto se conoce como la pirámide invertida).
Adaptando Comunicados de Prensa para Radio y Televisión
Aunque los comunicados de prensa escritos para radio y televisión básicamente son los mismos que para los medios impresos, hay algunas diferencias – principalmente de formato– porque están diseñados para ser leídos en voz alta. Para adaptar un comunicado de prensa para radio y televisión, escríbalo en computador a triple espacio TODO EN MAYÚSCULAS, y manténgalo corto. No use abreviaturas (tales como St. que se podrían leer como "Street" (Calle) o "Saint" (Santo)). También ponga la pronunciación fonética en paréntesis después de palabras y nombres inusuales, tales como RESPITE (RES-PIT) CARE.
También puede presentar comunicados de prensa en video. Aunque visuales buenos son importantes, asegúrese de que estos comunicados tengan las mismas características deseadas en un comunicado impreso, tales como valor como noticia o interés humano, un ángulo local y oportunidad (el presentador de las noticias puede proveer esto durante la introducción en vez de poner -- por ejemplo, la próxima semana o ayer -- en cinta de video y limitar cuando puede ser usado). Además de usar comunicados de prensa completados, a las estaciones de televisión también les gusta tener filmación en bruto de entrevistas, actividades y escenas de modo que ellos puedan preparar la historia final. Es mejor proveer ambos, pero hable con su estación local antes de filmar con videocámara acerca de lo que ellos podrían usar y cómo prepararlo. Asegúrese de que ellos lo reciban lo suficientemente temprano para tener tiempo para trabajar con eso.
Presentando Historias/Ideas de Noticias
Asegúrese de presentar su comunicado a la persona correcta de modo que no sea desechado sin ser tenido en cuenta. En general es el editor de asignaciones de trabajos para la televisión, el director de noticias o director de programa para la radio, y el editor apropiado (noticias, historia especial, editorial, columna o calendario) o un reportero de rondas para los periódicos. Los reporteros de rondas cubren un área específica, tal como servicios de salud y humanos.
Llame a cada periódico y estación de radio y televisión y pregunte el nombre (verifique la ortografía) y el cargo de la persona a quien se debe contactar para presentar un comunicado de idea de historia/noticias. Con los periódicos diarios, pregunte quién cubre los temas de discapacidad (o servicios de salud y humanos). También consiga su dirección física y de correo y pregunte si ellos tienen un número de fax o dirección de e-mail que usted pueda usar. Recuerde preguntar acerca de sus fechas límite.
Antes de presentar un comunicado de prensa, asegúrese de que incluya sus números telefónicos de día y de noche, ya que los reporteros trabajan las 24 horas del día. Los comunicados de prensa pueden ser enviados por correo, por fax, entregados personalmente (usualmente a la recepcionista a menos que usted haya hablado con el individuo), o enviados por e-mail. Para aumentar las probabilidades de que su comunicado sea usado, usted puede llamar y lanzar su idea para una historia, ya sea antes o después de enviarla. Aún si no hace esto, asegúrese de que esté dirigida al individuo correcto y llame para confirmar que lo hayan recibido si es enviado por correo o por fax e infórmele a los medios que usted está disponible para contestar preguntas.
Anunciando Reuniones, Eventos
La mayoría de los medios anuncian reuniones y talleres de trabajo próximos y otros eventos públicos. Cada uno de los medios tiene su propio formato preferido, requisitos y fechas límite para presentar anuncios. En general, sin embargo, los medios quieren detalles clave acerca del evento, su fecha y hora, lugar, cualquier costo, patrocinador y un número telefónico a donde las personas pueden llamar para más información, al igual que la fecha o fechas en que usted quiere que aparezca el anuncio. Algunos medios solo publicarán un anuncio una sola vez y los medios no garantizan el uso, así que no confíe en este método por sí solo para informar al público.
Solicitando Cubrimiento de Eventos, Conferencias de Prensa
Además de presentar anuncios para publicación, usted puede enviar una alerta de noticias/informo a los medios para invitar a los reporteros para que cubran eventos que son noticia, eventos para los medios (diseñados para atraer cubrimiento) y conferencias de prensa. Use un bosquejo sencillo o formato de bala ("bullet") para resumir lo que va a suceder, quién está involucrado, cuándo, dónde y por qué. Detalles e información de trasfondos adicionales pueden ser adjuntos en un comunicado de prensa u hoja de datos.
Envíe alertas a los medios por lo menos 7 a 10 días antes de un evento, si es posible. Después haga un seguimiento con una llamada telefónica uno o dos días antes del evento o envíe por fax una alerta/recordatorio actualizado. (Una alerta de muestra es adjunta).
Consejos para Escribir un Comunicado de Prensa
- Haga que su escrito sea animado e interesante de modo que atrape y mantenga la atención de las personas.
- Escriba en un tono conversacional, usando verbos activos.
- Use palabras cortas y comunes. Evita lenguaje especializado y siglas.
- Mantenga la mayoría de las oraciones cortas. Use párrafos cortos también, usualmente de dos a tres oraciones.
- Use anécdotas y experiencias personales para ayudar a transmitir su mensaje.
- Incluya números y estadísticas, si es apropiado. Asegúrese de que sean correctos.
- Use citas para hacer que la historia sea más llena de vida y personal. Usted hasta puede crear citas para fortalecer su mensaje, pero asegúrese de obtener la autorización del orador.
- No use comentarios/palabras expresando opiniones editoriales a menos que estén en una cita.
- Quite palabras innecesarias, incluyendo adjetivos adicionales, lenguaje florido o demasiado descriptivo y transiciones largas.
- Evite superlativos, tales como el primero, el más, el más grande y el más viejo, a menos que estén respaldados por hechos.
- Saque las observaciones que no apoyan el mensaje.
- Asegúrese de que su escrito transmita las actitudes deseadas y use terminología "Las Personas Primero".
- Haga que alguna otra persona revise y corrija su comunicado de prensa y asegúrese de que contiene todos los detalles importantes y que sea exacto y fácil de entender. También busque errores de ortografía y gramática, y asegúrese de que todos los títulos y nombres (tanto de personas como de organizaciones) estén correctos.
Hay más información sobre cómo escribir y formatear un comunicado de prensa en el comunicado de muestra adjunto.
Preparado por el Concejo de Texas para Discapacidades del Desarrollo, 6201 E. Oltorf, Suite 600, Austin, TX 78741; 512-437-5415 voz; 1-800-262-0334 (Texas solamente).
Muestra de Alerta para los Medios
(Use membrete, si es apropiado. Si no lo es, ponga su nombre y dirección de remitente arriba.)
Alerta para los Medios Abril 1997
Contactos: Jopie Smith o Susan Murphree
(512) 424-4089 424-4095
34 Residentes de Texas Completan Entrenamiento de "Partners
in Policymaking" (Socios para Establecer Políticas)
Evento: Treinta y cuatro residentes de Texas que tienen discapacidades o que son padres o madres de niños con discapacidades del desarrollo serán homenajeados por completar un programa de liderazgo de 8 meses, "Partners in Policymaking". Los graduados compartirán sus experiencias y contarán cómo este programa de entrenamiento ha afectado sus vidas. Veinte de los graduados son del área de Houston. (Vea lista adjunta.)
Cuando: Sábado, Mayo 3, 1997
1 p.m. con recepción después
Dónde: The Holiday Inn Select, 2712
Southwest Freeway, Houston, TX 77098;
(713) 523-8448
Trasfondo: Patrocinado por el Concejo de Texas para Discapacidades del Desarrollo, "Partners in Policymaking" es un programa de entrenamiento en liderazgo innovador que explora temas de discapacidad del desarrollo y desarrolla habilidades que las personas con discapacidades del desarrollo y miembros de su familias necesitan para tener una influencia en las políticas públicas con efectividad y obtener los mas apropiados servicios con la más avanzada tecnología para ellos mismos y para otras personas. Los participantes asistieron a ocho sesiones de entrenamiento de 2 días cada una desde Septiembre hasta Mayo, excluyendo Diciembre. Cada participante también seleccionó un proyecto personal tal como servir en un internado con un funcionario público u organizando una campaña para escribir cartas a una coalición local.
Para más información, vea el comunicado de prensa adjunto y la lista de "Partners" (Socios).
Muestra de Comunicado de Prensa
(Use membrete, si es apropiado. Si no lo es, ponga su nombre y dirección de remitente arriba)
Fecha:
PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA (o) PUBLICACIÓN EL DÍA (fecha)
Contacto: nombre (s)
Números telefónicos de día y de noche
MUESTRA DE UN COMUNICADO DE PRENSA MUESTRA COMO TENER ÉXITO
Use unos titulares cortos y cautivantes en mayúsculas, para atraer la atención de los medios mientras introduce su tema. No gaste demasiado tiempo intentando ser astuto, sin embargo, ya que los medios usualmente escriben sus propios titulares basados en espacio disponible.
El primer párrafo (conocido como el encabezado) usualmente tiene una o dos oraciones. Como el titular, está diseñado para atraer la atención mientras provee información clave.
Presente los hechos más importantes –o más interesantes –primero. Conteste brevemente las preguntas de quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo en la primera oración o párrafo, si es posible. Si está escribiendo un artículo de fondo, el encabezado puede ser más creativo, permitiéndole establecer una escena, dar un ejemplo, presentar una estadística convincente, contar una corta historia o de otra manera persuadir a los lectores a su comunicado de prensa.
Escriba historias nuevas en el estilo de pirámide invertida –yendo desde la información más importante hasta la menos importante. Incluyendo una cita en los primeros párrafos, al igual que esparciendo otras citas en todo el comunicado, ayudará a hacer que sea más personal y atractivo. Indente cada párrafo y hágalo a doble espacio, con márgenes de una pulgada a los lados para darle a los editores espacio para hacer cambios.
Si el comunicado termina en la primera página, escriba "- 30 -" o "# # #" centrado en la parte inferior de la página para indicar el final de la historia. Use "- más -" si el comunicado continúa en otra página. No divida una oración o párrafo entre páginas, aún si usted tiene que dejar espacio en blanco en la página.
- más -
TITULAR ACORTADO - 2
Si el comunicado tiene más de una página, ponga un titular corto o unas pocas palabras clave en la parte superior de cada página que viene después. Siga esto con el número de la página, como se indica arriba. Use un lado del papel solamente.
Haga que su comunicado sea tan corto como sea posible asegurándose de haber incluido toda la información necesaria.
Use estilo de periodismo estándar en su escrito, como aparece explicado en cualquier manual de reglas de estilo de noticias (tal como los que ofrece la Associated Press y United Press International). Por ejemplo, haga referencia a las personas por su apellido solamente después de la primera referencia (no Jane o Mr. Smith, etc.). Use letras minúsculas en títulos a menos que preceden inmediatamente al nombre de una persona. Escriba en tercera persona (él o ellos, no yo o nosotros, etc.).
Cuando esté citando a alguien, el nombre del orador usualmente viene después de la cita porque lo que se está diciendo es más importante que la persona que lo dice.
Si usted quiere animar a las personas a pedir más información, termine con un contacto (un individuo y/o organización), número telefónico y/o dirección. Esto le dice a las personas de las noticias que está bien publicar o transmitir la información.
Finalmente, pídale a alguna otra persona que revise y corrija su comunicado de prensa para exactitud, gramática y ortografía. Termine el lanzamiento con "-30 -".
- 30 -
Nota a Editores: Si lo desea, usted puede poner una nota para los editores al final de su comunicado de prensa para proveer información relacionada tal como oportunidades de fotos, unas cuantas oraciones acerca de usted mismo o de una organización que usted representa, o una lista de otras personas que pueden ser contactadas para una cita en esta historia. Si usted provee otros contactos, asegúrese de que ellos saben esto y están cómodos con eso. También de instrucciones a esos individuos con respecto a su contenido y objetivo de modo que ellos puedan reforzar su mensaje. Otra opción es poner información adicional en una carta de presentación corta.
Preparado por el Concejo de Texas para Discapacidades del Desarrollo, 6201 E. Oltorf, Suite 600, Austin, TX 78741; 512-437-5415 voz; 1-800-262-0334 (Texas solamente).
